Efektyvaus dokumentų valdymo taisyklės

Bandant mažinti išlaidas, gerinti paslaugas, didinti produktyvumą ir atitikti standartinius reikalavimus, verslai susiduria su daugybe problemų. Viena didžiausių – veiksmingų verslo duomenų tvarkymo sprendimų radimas. Vis daugiau kompanijų aplink pasaulį pradeda suprasti, kad rankiniai bei popieriniai procesai tiesiog tampa nebe tokie efektyvūs. Tačiau, kaip pastebi Sekasoft.com, tobulėjant technologijoms atsiranda programinės įrangos, kurias naudojant dokumentų valdymas tampa itin lengvas, prie šių darbų nebesugaištama tiek daug laiko. Žemiau aptariamos duomenų tvarkymo kliūtys ir patarimai, kaip jas išspręsti.

 

Dokumentų pavadinimai

 

Verslams neretai kyla problemų duodant failams pavadinimus – jie dažniausiai nenuoseklūs, kiekvienas darbuotojas juos kuria pagal savo susigalvotą sistemą. Tai sukelia didelį galvos skausmą ieškant dokumentų, kurių nekūrėte patys.

 

Todėl stipriai rekomenduojamos dokumentų valdymui skirta programinė įranga. Čia galite sukurti ir organizaciniu mastu pritaikyti failų šablonus, įvesti net kelis variantus, skirtus skirtingo pobūdžio skyriams, duomenims. Kuomet kuriamas naujas, iš anksto pritaikomas apibrėžtas pavadinimas. Jei viename iš aplankų bus mokesčių dokumentų, galite rasti tokius apibrėžtus šablonus kaip „Mokesčių deklaracija“ ir panašiai.

 

Prieiga ir leidimai

Sekasoft.com specialistai pabrėžia, kad dokumentų valdymas apima ir konfidencialius duomenis, o kad jų kiekis vis didėja. Į juos įeina klientų informacija, finansiniai duomenys, personalo dokumentai ir daugiau. Taip, be abejo, didėja tiek išorinė, tiek vidinė grėsmė jų saugumui.

 

Stipriai rekomenduojama atsižvelgti į esamą failų saugą: kas turi prieigą prie duomenų, ar juos mato tik atitinkantys darbuotojai, turintys tam leidimą. Norintiems tinkamai apsaugoti konfidencialius dokumentus, taip pat patariama perkelti juos į DVS programinę įrangą, kadangi čia jie laikomi tik skaitmeninėje formoje, iš anksto nustatomos vartotojų prieigų teisės.

 

Kitaip tariant, tik vadovybėje esantys asmenys, atitinkami administratoriai gali nustatyti, ką gali matyti, pasiekti, tvarkyti kiekvienas vartotojas, įskaitant atskirus archyvus.

 

Sekasoft.com pažymi, kad nors dokumentų valdymas apima daugiau dalykų, galima pritaikyti dar įvairių taisyklių, šios dvi –  bene svarbiausios. Tinkamas duomenų tvarkymas, vadinimas pagal šablonus ir užtikrinta sauga, ribota prieiga lemia kitų aspektų efektyvumą. Todėl įsidiegti atitinkamą, tam skirtą įrangą itin naudinga.

Naujausi įrašai

Kategorijos